Un flux informationnel correspond à une circulation d'informations et/ou de documents entre différents acteurs de l'entreprise. Un système de gestion de workflow permet d'automatiser ce cheminement, mais aussi de contraindre les intervenants successifs à réaliser les différentes tâches dans le respect des règles de gestion prédéfinies. Un tel système s'appuie sur une messagerie interne éventuellement reliée à l'extérieur, qui pourra d'ailleurs être en partie intégrée dans l'ERP.
Via cette messagerie, circule un formulaire de saisie / consultation, construit à partir d'un éditeur de formulaire et comportant un certain nombre d'objets graphiques (champ de texte, liste déroulante, bouton…) et de fichiers attachés. Ce formulaire va constituer une interface de travail indiquant les tâches à effectuer et les informations nécessaires à leur réalisation. Une fois l'intervention terminée, il est envoyé à la (ou aux) personne(s) suivante(s) selon l'ordre défini dans le processus. Il est donc nécessaire de définir, sur l'éditeur de processus, le routage des documents, les tâches et les acteurs (personnes nominatives ou fonctions) impliqués dans chaque workflow. Ainsi, le workflow vient compléter l'ERP pour l'automatisation, dont le déclenchement peut être une intervention dans celui-ci. Par exemple l'enregistrement d'une livraison non conforme au niveau de l'ERP va engendrer une information vers le service qualité pour la mise en place d'une action corrective, un message vers le responsable de production pour qu'il décale les productions concernées et un autre au service achats. L'information est amenée vers les utilisateurs potentiels plutôt que d'attendre qu'ils la cherchent.
