Avant d’élaborer l’offre, qui doit être en adéquation étroite avec le besoin du client et de fixer un niveau de prix, il est nécessaire de déterminer si l’entreprise est capable d’y répondre, si la fourniture entre bien dans ses savoir-faire, et si l’effort à consentir est compatible avec les risques envisagés : risques techniques, commerciaux, et liés au type de relations instaurées avec le client (historique). Pour ce qui est des risques techniques il faut s’assurer de la capacité de l’entreprise (ou de ses partenaires) à mettre en ¶uvre les moyens matériels et l’organisation permettant de répondre de manière satisfaisante à l’offre. Doivent également être prises en compte la conjoncture présente de l’entreprise et l’influence d’une éventuelle sous-charge sur le niveau de prix de la proposition. Pour l’essentiel, le devis s’applique à traduire l’effort qu’occasionnera la demande du client : moyens engagés, gamme opératoire, temps passés et coûts liés. Il convient aussi de déterminer le niveau de rémunération, le prix, la valeur du service attendu par le client. Le prix est un facteur de valeur de la prestation mais également de la qualité du service global apporté tenant compte du soin apporté à l’écoute du client (valeur ajoutée, performance du délai, etc…). La fonction devis est donc un processus complexe en raison des aspects techniques liés et des nombreux paramètres inhérents aux relations entretenues avec les marchés/clients. La fonction devis et ses outils doivent aujourd’hui évoluer en fonction des contraintes du contexte actuel externe et interne de l’entreprise : – exigences accrues des marchés liées à la concurrence – renouvellement plus rapide des produits et variantes conduisant à la réalisation d’un nombre de devis tous les jours supérieur, – cahiers des charges de fournitures souvent très incomplets, – délais de réponse aux appels d’offres réduits, – acheteurs professionnels plus inquisiteurs (demandes de justification des prix…), – recherche de nouveaux débouchés à des fins de diversification, – mise en ¶uvre de nouvelles technologies et méthodes de travail. Faute d’outils, ce sont les personnes ayant intégré la plus grande partie des savoir-faire de l’entreprise qui sont appelées à chiffrer les devis. L’exercice consiste à chiffrer vite et juste en tentant de limiter les erreurs d’appréciation susceptibles d’entamer les marges. Cette démarche s’avère de plus en plus difficile, sous la pression grandissante des marchés et de la concurrence. De plus, la fonction devis requérant un savoir-faire mixte et transversal (technique et commercial), il est nécessaire de prévoir des formations spécifiques pour les deviseurs. La qualité devis, qui est une des bases des bonnes relations (saines, profitables, durables) avec le client, a des conséquences directes sur la rentabilité de l’entreprise, sa survie, et son développement. Diverses solutions informatiques contribuent à améliorer l’efficacité du travail avec des résultats variables en fonction notamment de la nature de l’activité des entreprises.
